Najpierw ustal, z kim zawierasz umowę
Zacznij od pełnej nazwy, formy prawnej i numeru NIP kontrahenta. Nie opieraj sprawdzenia wyłącznie na nazwie handlowej, adresie strony internetowej lub nazwisku osoby, z którą rozmawiasz. Podobne nazwy mogą należeć do różnych przedsiębiorców. W spółkach trzeba również ustalić, czy osoba podpisująca dokument jest uprawniona do reprezentacji.
Weryfikacja kontrahenta nie kończy się na stwierdzeniu, że firma istnieje. Osobno sprawdzasz dane rejestrowe, status podatkowy, rachunek do płatności i dostępne informacje o postępowaniach. Osobno oceniasz dokumenty i warunki konkretnego zamówienia. Rejestr może potwierdzić wpis, ale nie zapewni, że odbiorca zapłaci za dostawę.
Zapisuj wyniki z datą sprawdzenia. Dane zmieniają się w czasie, a informacja uzyskana kilka miesięcy temu nie musi opisywać sytuacji w dniu podpisania umowy. Przy dłuższej współpracy powtarzaj kontrolę, zwłaszcza przed zwiększeniem limitu kupieckiego lub wartości dostaw.
Gdzie szukać informacji o kontrahencie
| Źródło | Co pokazuje | Dostęp |
|---|---|---|
| Krajowy Rejestr Sądowy | Dane podmiotu, reprezentację i wpisy objęte zakresem rejestru; należy przejrzeć także informacje dotyczące zaległości i postępowań. | Publiczny dostęp do wyszukiwarki i odpisów. |
| CEIDG | Dane przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, status działalności i informacje ujawnione we wpisie. | Wyszukiwanie publiczne. |
| Wykaz podatników VAT | Status VAT i rachunki ujawnione w wykazie, według zasad działania usługi. | Wyszukiwanie publiczne. |
| Krajowy Rejestr Zadłużonych | Informacje objęte zakresem KRZ, w tym o określonych postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i bezskutecznych egzekucjach. | Publiczne wyszukiwanie w ustawowym zakresie. |
| Monitor Sądowy i Gospodarczy | Ogłoszenia dotyczące przedsiębiorców i postępowań, publikowane na podstawie przepisów. | Publiczny dostęp do opublikowanych monitorów. |
| Biura informacji gospodarczej | Informacje przekazane danemu biuru, nie pełen obraz wszystkich zobowiązań. | Na zasadach danego biura; raporty i zakres uprawnień zależą od usługi. |
| Giełdy wierzytelności | Ogłoszenia o zamiarze zbycia określonych należności. | Według zasad danego serwisu; ogłoszenie wymaga oceny wiarygodności. |
| e-Sąd | Informacje i dostęp do spraw zgodnie z uprawnieniami uczestnika. | Nie jest publiczną wyszukiwarką wszystkich długów dowolnej firmy. |
KRS i CEIDG: dane rejestrowe to punkt wyjścia
W KRS porównaj nazwę, siedzibę i identyfikatory z informacjami na umowie. Przeczytaj zasady reprezentacji: czasem wystarcza podpis jednej osoby, a czasem wymagane jest współdziałanie kilku. Jeśli działa pełnomocnik, sprawdź umocowanie do danej czynności. Wpis członka zarządu i uprawnienie pracownika do negocjacji nie są tym samym.
CEIDG jest właściwym punktem odniesienia dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną. Sprawdź status działalności i dane identyfikacyjne. Uważaj na rozbieżności między osobą prowadzącą działalność a marką używaną w korespondencji. Przy spółce cywilnej trzeba prawidłowo ustalić wspólników oraz stronę umowy, a nie poprzestać na samym oznaczeniu spółki.
Sam aktywny wpis nie potwierdza wypłacalności. Firma może prowadzić działalność i mieć zaległości, których nie zobaczysz w podstawowej wyszukiwarce. Z kolei zmiana adresu lub osób reprezentujących nie dowodzi problemów finansowych. Oceniaj takie informacje w kontekście i wyjaśniaj rozbieżności przed podpisaniem dokumentów.
VAT, KRZ i ogłoszenia sądowe odpowiadają na różne pytania
Wykaz podatników VAT pomaga sprawdzić status kontrahenta i rachunek do przelewu w zakresie objętym usługą. Nie pokazuje, czy opłaca on faktury wystawione przez innych dostawców. Przed płatnością sprawdzaj dane według zasad właściwych dla danego rozliczenia i zachowaj potwierdzenie wyszukiwania. Gdy otrzymasz zmianę numeru rachunku e-mailem, potwierdź ją niezależnym kanałem.
KRZ służy do weryfikacji informacji przewidzianych ustawą, a nie do ustalania dowolnego salda zadłużenia. Wpis o postępowaniu ma znaczenie dla dalszej oceny i sposobu dochodzenia należności. Trzeba przeczytać jego treść, ustalić etap postępowania i właściwie zidentyfikować podmiot. Nie przenoś automatycznie informacji o jednej osobie na inną firmę o podobnej nazwie.
Monitor Sądowy i Gospodarczy uzupełnia obraz o opublikowane ogłoszenia. Szukaj po identyfikatorach i sprawdzaj daty. Starsze ogłoszenie może wymagać odnalezienia kolejnych informacji, które zmieniają jego znaczenie. Nie wyciągaj wniosku o aktualnej sytuacji wyłącznie z nagłówka pojedynczego komunikatu.
Rejestr dłużników, BIG i giełda wierzytelności
Określenie „rejestr dłużników” bywa używane potocznie wobec różnych baz. Biura informacji gospodarczej, takie jak KRD, BIG InfoMonitor i ERIF, działają na zasadach określonych przepisami i własnymi regulaminami. Informacje w jednym biurze nie muszą pokrywać się z tym, co ma inne. Zakres raportu, sposób jego uzyskania i opłaty trzeba sprawdzić u właściwego dostawcy.
Brak informacji o zaległości w raporcie nie oznacza braku długów. Wierzyciel mógł nie przekazać danych, informacja może nie należeć do zakresu danej bazy albo nie spełniać warunków wpisu. Raport to jeden z elementów oceny, a nie gwarancja zapłaty.
Giełda wierzytelności ma inny cel: może prezentować ogłoszenia dotyczące zbycia należności. Ogłoszenie nie zastępuje orzeczenia sądu i nie rozstrzyga sporu o istnienie długu. Serwis e-długi, prowadzony przez Delvico Collect, nie jest biurem informacji gospodarczej i nie publikuje danych dłużników.
Lista kontroli przed podpisaniem umowy
- Porównaj nazwę, NIP i dane rejestrowe z umową oraz fakturą.
- Sprawdź status działalności i sposób reprezentacji.
- Zweryfikuj umocowanie osoby podpisującej dokument.
- Sprawdź VAT i rachunek do płatności, jeśli są istotne dla transakcji.
- Przejrzyj dostępne informacje w KRZ oraz właściwe ogłoszenia.
- Oceń raporty gospodarcze w granicach ich zakresu, a nie jako pełną listę długów.
- Uzgodnij przedmiot zamówienia, odbiór, reklamację i termin zapłaty.
- Dopasuj limit i zabezpieczenia do wartości współpracy.
- Zapisz datę kontroli i dokumenty, na których opierasz decyzję.
Nie ignoruj sprzecznych danych, nacisku na szybki przelew lub nietypowej zmiany rachunku. Jednocześnie nie traktuj każdego opóźnienia odpowiedzi jako dowodu niewypłacalności. Poproś o wyjaśnienie i sprawdź je w dokumentach. Weryfikacja ma wspierać decyzję gospodarczą, a nie zastępować ją automatyczną oceną.
Gdy faktura już nie została zapłacona
Ustal aktualne saldo i sprawdź, czy kontrahent zgłasza zastrzeżenia do świadczenia. Zachowaj umowę, potwierdzenie wykonania oraz korespondencję. Informacje z rejestrów mogą pomóc w wyborze działania, ale nie zastąpią dokumentów dotyczących Twojej należności.
Możesz rozważyć sprzedaż wierzytelności albo zlecenie odzyskania należności. W formularzu e-długów opisz ogólnie rodzaj sprawy i oczekiwany cel. Dane kontrahenta oraz dokumentację przekażesz po kontakcie z zespołem. Nie wpisuj ich do pierwszej wiadomości.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zakres rejestrów i warunki dostępu należy sprawdzić w odpowiedniej instytucji.